그만두거나 해고된 직원이 변호사를 통하거나 직접 고용주에게 연락해서 자신의 개인 파일(personnel file)이나 근무기록을 보내달라거나 자기가 볼 수 있게 해달라고 요구하는 편지를 보내서 고용주를 당황하게 하는 경우가 있다. 이런 요구에 고용주들이 응하지 않을 경우 아니면 잘못 응할 경우 소송을 당할 수 있기 때문에 조심해야 한다. 

또한, 이런 요구를 통해 얻은 자료를 전 직원과 그 변호사들이 임금 관련 소송에 이용하기 때문에 주의해서 대응해야 한다. 이런 요구에 대한 적절한 대응은 전 직원이 무엇을 검토(inspect) 하기를 원하는지에 달려 있다. 캘리포니아주 노동법은 1198.5, 226, 432, 이렇게 세 조항을 통해 전 직원이 자신의 기록들을 볼 수 있게 고용주들에게 요청할 수 있다.

▶캘리포니아주 노동법 조항 1198.5 

이 조항은 종업원이 자신의 업무 수행이나 불평과 관련해서 고용주가 보관하고 있는 개인 기록들을 검토할 수 있는 권리가 있다고 규정하고 있다. 고용주는 전 직원의 요청을 받고 나서 전 직원이나 그 변호사가 30일 내에 검토나 복사를 할 수 있게 해줘야 한다. 양측이 합의하면 30일에서 5일 더 연장할 수도 있다. 

이 조항에서 적용되는 서류에는 직원의 업무수행 평가서, 수상경력, 경고문, 직장 내 행동 수정 계획서, 이 직원에 대한 불평서들이 포함된다. 또한, 캘리포니아주 노동청에 따르면 직원의 개인 파일에는 위 서류들 외에도 채용신청서, 결근·휴가 신청서, 트레이닝 신청서, 출근기록 등이 포함되어 있다. 그러나 이 노동법 조항은 다음 서류들을 개인 파일의 범위에서 제외하고 있다. 범죄 기록, 추천서 그리고 전 직원의 취직 전에 다른 경로로 입수한 개인 기록들. 또한 이 노동법 조항이 적용되지 않는 경우들도 있다. 즉, 만일 전 직원이 고용주를 상대로 자신의 개인적 문제에 관련해서 소송을 제기한다면, 이 소송 기간 동안 자신의 기록을 검토하거나 복사할 권리가 멈춰진다. 

만일 고용주가 전 직원의 기록을 제시간 내에 제출하지 않으면, 즉, 전 직원이 제시간 내에 기록을 검토하거나 복사할 수 있게 허락하지 않으면 이 전 직원은 법원으로부터 명령을 받아 이 노동법 조항을 준수하게 소송을 제기할 수 있다. 또한 이 직원은 750달러의 벌금과 변호사 비용 등을 고용주에게 청구할 수 있다. 이 명령을 어길 경우 경범죄로 기소될 수도 있으니 조심해야 한다.

▶캘리포니아주 노동법 조항 226 

노동법 조항 226은 고용주가 종업원들에게(시간당 임금, 일한 시간, 임금 액수 같은) 9개의 항목을 명시한 임금명세서(페이 스텁)를 임금을 지불할 때마다 제공하도록 규정하고 있다. 이 외에 이 조항은 요청할 때마다 고용주가 이 임금명세서를 종업원에게 제공하거나 9개 항목을 모두 명시하는 컴퓨터로 만들어진 보고서를 21일 내에 제공하도록 규정하고 있다. 만일 이를 어길 경우, 역시 전 직원은 고용주에게 관련 정보를 제공하라는 법원 명령을 받아낼 수 있고, 변호사비와 750달러의 벌금을 청구할 수 있다. 

▶캘리포니아주 노동법 조항 432 

이 조항은 직원이나 구직자가 자신의 취업에 관련된다고 서명한 모든 서류들에 적용된다. 직원이 요청하면 고용주는 이 서류들을 제공해야 한다. 그렇지만 다른 조항들과 달리 이 조항에는 언제까지 서류들을 제공해야 하는 기한이 없고 직원이 이 법 조항 준수를 위해 법원에 소송을 제기할 수도 없다. 그렇지만 이 조항에서 다루는 서류들은 전 직원이 서명한 업무수행 평가서나 서면 경고문처럼 노동법 조항 1198.5에서도 다루고 있기 때문에 이 조항을 어길 경우 역시 경범죄로 기소될 수 있다. 그리고 역시 노동법 조항 1198.5와 달리 개인 관련 소송 중이라고 해서 고용주가 문서 제출하는 의무가 정지되지는 않는다. 

고용주는 전 직원이 요청하는 모든 서류와 기록들을 제공해줄 의무는 없다. 즉, 위에 거론한 노동법 조항들이 규정하는 서류들만 제공하면 된다. 마지막으로 고용주는 이런 서류 제출 의무뿐만 아니라 개인 파일과 관련해서 개인 권리도 보호해야 한다는 점을 명심해야 한다.