직원들의 근무시간 중 휴대폰 사용 규제 문제를 두고 고민하는 고용주들이 많다.

휴대폰 특히 텍스팅은 업무 능률을 저하시키고 다른 직원의 업무에 방해가 될 수 있고 안전상에도 문제가 될 수 있기 때문에 사용을 제한할 수 있다. 세일즈 영업과 물류직처럼 차량을 운행하는 직원의 경우 근무 시간에 포함되는 운전 중 휴대폰 사용을 엄격하게 금지하는 것이 필요하다.

전국안전위원회(National Safety Council)의 통계에 따르면 한 해 운전 중 휴대폰 사용으로 차량 사고를 당하는 숫자가 160만 명에 이른다. 이중 휴대폰 문자 주고받기로 인해 부상을 당하는 수는 39만 명에 육박하는데 이는 차량 사고 4건 중 1건에 해당되는 수치다.

근무 중 휴대폰 사용 제한이나 금지를 명령할 권리가 업주에게 있지만 이런 방침은 아래 샘플처럼 문서로 남겨야 하기 때문에 주의해야 한다. 직장 내 휴대폰 사용 제한이나 금지 조항을 문서화할 때 업체 규모를 비롯해 직장 문화나 업무 생산성 등을 고려할 필요가 있다. 

Cellphone Use Policy

Objective

This policy outlines the use of cellphones at work and the safe use of cellphones by employees while driving.

Policy

Cellphones should be turned off or set to silent or vibrate mode during meetings, conferences and in any circumstance where incoming calls may be disruptive.

Personal cellphones

While at work, employees are expected to exercise discretion in using personal cellphones. Excessive personal calls during the workday can interfere with employee productivity and be distracting to others. Employees are encouraged to make any personal calls during nonwork time when possible and to ensure that friends and family members are aware of [Company Name]’s policy. [Company Name] will not be liable for the loss of personal cellphones brought into the workplace.

Company-provided cell phones

When job duties or business needs demand, the company may issue a business cellphone to an employee for work-related communications. Personal use of company-owned cellphones should be kept to a minimum.

Employees in possession of company-owned cellphones are expected to protect the equipment from loss, damage or theft. Upon resignation or termination of employment, or at any time on request, the employee may be asked to produce the phone for return or inspection.

Safety issues for cellphone use

All employees are expected to follow applicable local, state, and federal laws and regulations regarding the use of cellphones at all times.

Employees whose job responsibilities include regular or occasional driving and who are issued a cellphone for business use are expected to refrain from using their phone while driving; use of a cellphone while driving is not required by the company. 

Safety must come before all other concerns. Regardless of the circumstances, including slow or stopped traffic, employees are required to use hands-free operations or pull off to the side of the road and safely stop the vehicle before placing or accepting a call. Employees are encouraged to refrain from discussion of complicated or emotional matters and to keep their eyes on the road while driving at all times. 

Special care should be taken in situations where there is traffic or inclement weather, or the employee is driving in an unfamiliar area.

Hands-free equipment will be provided with company-issued phones to facilitate the provisions of this policy.

Reading or sending text messages while driving is strictly prohibited. 

Employees who are charged with traffic violations resulting from the use of their phone while driving will be solely responsible for all liabilities that result from such actions.

Video or audio recording devices

The use of camera or other video or audio recording-capable devices on company 

premises is prohibited without the express prior permission of senior management and of the person(s) subject to recording. Video or audio recording in restrooms and/or locker rooms is strictly prohibited.

Consequences for Violators

Employees violating this policy will be subject to discipline, up to and including termination of employment.

Employee Acknowledgement

The undersigned employee acknowledges that he or she has read the cellphone use 

policy and agrees to comply with all terms of the policy.

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Employee Signature

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Date

만일 회사의 규모가 작다면 휴대폰 사용을 전면 금지하는 것보다 케이스마다 아니면 직원마다 다르게 적용하는 것도 고려해 볼 만하다. 그러나 회사 규모가 클 경우 휴대폰 사용에 관한 모든 직원들의 일거수일투족을 일일이 모니터 할 수 없기 때문에 생산성에 영향을 미치면 제한한다는 일반적인 방침을 만들 수밖에 없다.

휴대폰 사용 제한은 단순히 문서화된 방침을 배포하는 것만으로 안심해서는 안 되고 직원의 휴대폰 사용으로 발생하는 고용주의 고충을 직원들에게 명확하게 알려줘야 한다. 특정 인종이나 특정 집단에게만 사용을 제한할 수 없고 제한은 공정하고 일관되게 적용해야 한다.

위에 소개한 샘플과 같은 휴대폰 제한 방침은 회사 핸드북에 포함시킬 수 있고 새로 채용되는 직원들에게 배포하는 오리엔테이션 문서나 통보 이메일 아니면 휴게실이나 게시물 등에 포함시킬 수도 있다. 

또한 자녀들을 둔 직원의 경우 아이들의 안전이나 긴급상황 등이 생길 수 있어 주의해야 한다. 많은 경우 고용주들은 근무 시간에는 과도한 휴대폰 사용을 자제토록 하고 필요할 경우 휴식 시간이나 식사 시간에 사용할 것을 회사 방침으로 정할 수 있다.

개인적인 용도로 휴대폰을 사용한다 하더라도 음란한 내용이나 욕설 인종 종교 나이 장애 성별에 기반을 둔 차별성 발언 공격적 명예훼손적인 내용이나 표현이 있으면 절대로 용납할 수 없다고 고용주가 제한할 수 있다. 또한 휴대폰에 있는 카메라를 근무 도중에 사용할 경우 프라이버시 침해 이슈가 있을 수 있으니 제한할 수 있다.

휴대폰 사용 제한 규칙을 명문화해 직원 매뉴얼에 반영했다고 해서 이를 이유로 곧바로 해고조치를 해서는 안된다. 구두 경고와 문서 경고 등 단계를 거쳐 처리해야 안전하다.