캘리포니아주 노동법 2802 조항에 따르면 업무를 수행하면서 생긴 직접적 손해나 비용에 대해 고용주가 변제해줘야 한다. 이런 비용에는 업무에 필요한 장비, 재료, 교육, 훈련, 출장, 유니폼 등이 포함되어 있다.

1. 마일리지 변제(종업원의 차량)

종업원이 자신의 차량을 사용해서 업무 관련된 행동을 수행해야 한다면 고용주는 이 차를 사용해서 발생한 비용을 변제해 줘야 하고 변제 기간, 변제 금액, 마일리지 등 이와 관련된 기록을 3년 동안 보관해야 한다. 2007년 가주 대법원 판례인 'Gattuso v. Harte-Hank Shoppers'에 따르면 고용주는 다음 세 가지 종류 중 한 방법으로 종업원의 업무상 발생한 비용을 변제할 수 있다. 어느 방식을 택하든 마일리지 변제는 임금과 같이 지불하거나 최소한 한 달에 한 번은 지불해야 한다. 비용이 발생한 달 다음 달 말까지는 지불을 해야 하고, 변제 액수는 별도로 종업원의 임금 명세서(페이스텁)에 나타나야 한다.

이 판례는 만일 종업원이 변제된 액수에 대해 이의를 제기한다면, 종업원은 고용주가 지불한 액수가 실제 업무용 차량을 사용해서 발생한 비용보다 적다고 증명해야 하고 고용주는 그 차이를 지불해야 한다. 주 대법원은 변제 비용은 종업원의 비용을 완전히 변제해 준다면 고용주와 종업원 사이에 협상할 수 있고, IRS 마일리지 비율을 꼭 따를 필요 없다고 판결을 내렸다. 그러나 노동법 2804 조항에 따르면 만일 종업원이 정한 비용 변제 권리를 포기한다면 종업원과 고용주 사이의 이런 협상은 무효가 된다. 즉, 대법원은 종업원이 비용 변제 권리를 포기할 수 없다고 경고하고 있다.

a. 실제 비용 변제(Actual Expense Method): 종업원에게 실제로 업무로 발생한 마일리지를 계산해서 각각 지불하는 방식이다. 이 방식은 가장 지불이 정확하지만 고용주가 종업원에게 발생한 개스, 등록, 보험, 수리, 감가상각비 등에 대한 상세한 자료를 보관해야 한다는 어려움이 고용주와 종업원 양측에 다 있다.

b. 마일리지 변제(Mileage Reimbursement Method): 고용주가 이 변제 방법을 사용하려면 종업원이 업무를 수행하기 위해 실제로 운전한 마일수 기록만 보관하면 된다. 그런 다음에 종업원은 그 기록을 고용주에게 제출하고 고용주는 그 마일수에 미리 결정한 비율을 곱한다. 이 비율은 이 차량을 소유하고 운영하는데 든 마일 당 비용과 비슷하다. 이 방법은 실제 비용 변제만큼 정확하지 않지만, 협상이 가능하다는 장점이 있다. 가주 노동청의 입장과 Gattuso 판례 등에 의하면 IRS의 변제 비율 (2019년은 58센트)이 마일당 비용으로 널리 사용된다.

c. 일시불 변제(Lump Sum Payment, per diem, car allowance, gas stipend):고용주가 종업원에게 실제 발생한 전체 비용을 커버할 만큼 충분한 정해진 액수를 일시불로 지불한다. 그러나, 만일 종업원이 변제 비용이 실제 비용보다 적다고 증명하면, 고용주는 그 차이를 지급해야 한다. 고용주가 종업원의 임금 명세서에 별도로 변제 비용을 나타내야 하는 이 방법은 기본 연봉이나 커미션이 증가하는 방식으로 종업원에게 비용을 변제해준다는 특징이 있다. 이 방법은 종업원이 고용주에게 마일수나 비용에 대한 정보를 제출할 필요가 없다.

2. 마일리지 변제(고용주가 제공하는 차량)

고용주가 제공한 차량을 종업원이 이용해서 업무를 수행했어도 그 과정에서 발생한 개스, 리스 지불, 타이어, 보험 등은 고용주가 변제해줘야 한다.

3. 업무 관련 출장: 고용주는 종업원이 집을 떠나서 비즈니스 출장을 갔을 경우 식사와 숙박 등 관련 경비들을 지불해야 한다. 식사와 숙박의 경우 고용주는 출장 장소의 표준 IRS 하루 비율과 비슷한 비율로 종업원에게 지불하거나 아니면 실제 발생한 비용을 지불해주는 옵션이 있다. 만일 고용주가 IRS 비율을 선택할 경우 고용주는 종업원이 출장을 가기 전에 종업원에게 이를 알려줘야 한다. 만일 그렇지 않으면 IRS 비율보다 많더라도 실제 발생한 비용을 다 지불해줘야 한다.